כמה זמן אתה צריך לשמור את מסמכי הלקוח?

אילו מסמכים כדאי לשמור?

כשמדובר במסמכי לקוחות, חשוב לדעת אילו מסמכים כדאי לשמור ולכמה זמן. בהתאם לסוג העסק שיש לך, ייתכן שיהיה עליך לשמור את מסמכי הלקוח לפרק זמן מסוים. הנה כמה מהמסמכים שכדאי לשמור:

חשבוניות

יש לשמור חשבוניות לפחות שבע שנים. הסיבה לכך היא שאם הלקוח אי פעם יצטרך לערער על חיוב, תצטרך לקבל את החשבונית כדי להוכיח את העסקה.

קבלות

כמו כן, יש לשמור קבלות לפחות שבע שנים. הסיבה לכך היא שאם הלקוח אי פעם יצטרך לערער על חיוב, תצטרך לקבל את הקבלה כדי להוכיח את העסקה.

חוזים

חוזים צריכים להישמר למשך תקופת החוזה, בתוספת שבע שנים נוספות. הסיבה לכך היא שאם הלקוח יצטרך אי פעם לערער על חיוב, תצטרך לקבל את החוזה כדי להוכיח את העסקה.

רישומי לקוחות

יש לשמור את רישומי הלקוחות למשך שבע שנים לפחות. הסיבה לכך היא שאם הלקוח יצטרך אי פעם לערער על חיוב, תצטרך לקבל את רישומי הלקוח כדי להוכיח את העסקה.

מדוע כדאי לשמור מסמכי לקוחות?

חשוב לשמור את מסמכי הלקוח מכמה סיבות. ראשית, חשוב לשמור את מסמכי הלקוח למקרה שהלקוח יצטרך אי פעם לערער על חיוב. שנית, חשוב לשמור את מסמכי הלקוח למקרה שהלקוח יצטרך אי פעם להגיש נגדך תביעה. שלישית, חשוב לשמור את מסמכי הלקוח למקרה שאי פעם תצטרך להגיש תביעה נגד הלקוח. לבסוף, חשוב לשמור את מסמכי הלקוח למקרה שתצטרכו אי פעם להוכיח שבוצעה עסקה.

מה קורה אם לא תשמור את מסמכי הלקוח?

אם לא תשמור את מסמכי הלקוח, אתה עלול להיות אחראי לכל מחלוקת או תביעה שיתעוררו. הסיבה לכך היא שאם אין לכם את המסמכים להוכחת העסקה, לא תוכלו להוכיח שהעסקה בוצעה. בנוסף, אם אין לך את המסמכים להוכחת העסקה, לא תוכל להוכיח שהלקוח היה מודע לתנאי העסקה.

טיפים לשמירת מסמכי הלקוח

להלן מספר טיפים לשמירת מסמכי לקוחות:

• שמור את כל מסמכי הלקוח במקום מאובטח.
• ודא שכל מסמכי הלקוח מסומנים כראוי ומתוארכים.
• ודא שכל מסמכי הלקוח מגובים באופן קבוע.
• ודא שכל מסמכי הלקוח מאוחסנים בצורה נוחה לגישה.
• ודא שכל מסמכי הלקוח מאוחסנים באופן התואם לכל החוקים והתקנות החלים.

סיכום

חשוב לשמור את מסמכי הלקוח למשך שבע שנים לפחות. הסיבה לכך היא שאם הלקוח יצטרך אי פעם לערער על חיוב, תצטרך להחזיק במסמכים כדי להוכיח את העסקה. בנוסף, אם אינך שומר מסמכי לקוחות, אתה עלול להיות אחראי לכל מחלוקת או תביעה שיתעוררו. לבסוף, ודא שכל מסמכי הלקוח מאוחסנים בצורה מאובטחת, תואמת וקלה לגישה.